Estados de los pedidos
Cada reserva tiene un estado. Qué estados existen y si puedes cambiarlos depende del producto, porque en algunos revendes el inventario de otro y en otros el proveedor eres tú.
El esquema general
Pendiente significa que el pedido existe pero aún no se ha pagado o, en un tour que se paga en destino, que aún no lo has aceptado. Confirmado significa que está pagado y reservado. Cancelado significa que no se va a realizar.
En los vuelos, hoteles y actividades, el billete o el bono se emite después de confirmar el pedido; la descarga aparece en cuanto se ha emitido. El sistema sigue consultándolo con la aerolínea, el alojamiento o el proveedor hasta 24 horas después del pago. En los pedidos de vuelos y hoteles, una segunda etiqueta junto al estado sigue el documento: En emisión, Emitido o Emisión retrasada si no se emitió nada en 24 horas; en ese caso, el pedido sigue pagado y confirmado. Si la aerolínea, el alojamiento o el proveedor no puede cumplir una reserva pagada, el pedido pasa a Cancelado y el pago del cliente vuelve a su monedero en tu tienda.
Quién cambia el estado
| Tipo de pedido | Estados | Quién lo cambia |
|---|---|---|
| Vuelo | Pendiente · Confirmado · Cancelado | La plataforma y la aerolínea. Tú lo sigues. |
| Hotel | Pendiente · Confirmado · Cancelado | La plataforma y el proveedor hotelero. Tú lo sigues. |
| Actividad | Pendiente · Confirmado · Pendiente de confirmación del proveedor · Cancelado | La plataforma y el proveedor. Tú lo sigues. |
| Tour | Pendiente · Confirmado · Cancelado | Si se paga por la pasarela de pago, la plataforma, al pagar. Si se paga en efectivo o por número de tarjeta, tú. |
| Visado | Su propio flujo de cinco estados, que se explica más abajo | Tú, al ritmo del cliente. |
Un tour cuyo plan de salidas se paga en Efectivo o por Número de tarjeta llega como Pendiente, sin ningún cobro y sin plaza reservada. Se queda así hasta que alguien de tu equipo lo abre y cambia el estado. Un tour que se paga por Pasarela de pago se confirma solo cuando el pago se completa.
Los pedidos de actividades tienen un estado más
Un pedido de actividad puede estar pagado y completado desde el lado del cliente mientras el proveedor todavía no lo ha confirmado. El panel lo muestra como Pendiente de confirmación del proveedor, y en los detalles del pedido el campo Confirmación del proveedor indica la hora de confirmación o Pendiente de confirmación.
Es un estado que se muestra, no un filtro: el filtro de estado ofrece Cancelados, Pendientes y Confirmados. Para encontrar los pedidos que aún esperan al proveedor, filtra por Confirmados y fíjate en las etiquetas.
Solicitudes de visado
Las solicitudes de visado tienen su propio flujo, porque un visado es una conversación y no una sola transacción. Una solicitud entra en el flujo como Pendiente del vendedor en cuanto se paga.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente del vendedor | Te toca a ti: revisa los documentos, pide más o haz avanzar la solicitud |
| Pendiente del cliente | Le has pedido algo al cliente y la solicitud espera su respuesta |
| En trámite | Aceptada y en curso |
| Emitido | Terminada. Se registran los datos y archivos del visado de cada solicitante |
| Denegado | Rechazada |
Esta pantalla tiene dos limitaciones:
- Una solicitud solo se puede actualizar cuando su pago está liquidado. Mientras el estado del pago no sea Pagado, el formulario de actualización no está disponible.
- Emitido y Denegado son estados finales. Una solicitud en cualquiera de los dos ya no se puede actualizar.
En paralelo al estado de la solicitud hay un estado del pago: Sin pagar hasta que el cliente paga, y después Pagado. Se puede filtrar por los dos.
Qué puedes hacer en cada estado
| Estado | Lo que tienes disponible |
|---|---|
| Cualquier pedido | Ver los detalles, copiar el número de pedido y consultar el desglose económico |
| Vuelo confirmado y con billete emitido | Descargar el billete |
| Hotel confirmado y con bono emitido | Descargar el bono; copiar el número de confirmación y el código del bono |
| Actividad confirmada por el proveedor | Descargar el bono; copiar la referencia del proveedor |
| Tour pagado en efectivo o por número de tarjeta | Cambiar estado para confirmarlo o cancelarlo, en cualquier momento |
| Visado pagado y en un estado no final | Actualizar el estado, escribir una nota al cliente, registrar el resultado de cada solicitante y subir el archivo del visado |
Las acciones de descarga solo aparecen cuando el documento ya se ha emitido. Hasta entonces no hay descarga, ni en la fila ni en la página del pedido.
Los tours tienen otro tipo de estado
No confundas el estado del pedido con el estado de la salida. Una salida de un tour (un horario de salida) tiene su propio ciclo de vida:
| Estado de la salida | Significado |
|---|---|
| Planificado | Abierta a reservas |
| En curso | Se está realizando |
| Finalizado | Ya ha terminado |
| Cancelado | Se ha suspendido |
| Plazas agotadas | Sin plazas libres |
Cuando eliminas salidas en bloque, se conservan las que ya tienen reservas. Cancélalas en su lugar.
Los tours y sus planes de salidas también tienen un estado de aprobación (Aprobado, Pendiente de revisión o Cambios solicitados), que indica si el producto se puede vender, no algo sobre una reserva concreta.
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